Niets komt ongecontroleerd in een processtuk.

Elk dossier staat op zichzelf

Elk dossier staat los van alle andere, en een zoekopdracht in het ene dossier heeft geen weg naar een ander. Bij een abonnement met meerdere dossiers krijgt elke cliëntzaak een eigen dossier, en een cliënt die als Lezer is uitgenodigd, ziet dat ene dossier en niets daarbuiten.

Waar uw gegevens staan

De applicatie en de dossiers draaien op Hetzner Cloud in Falkenstein (Duitsland), in een datacenter met een ISO/IEC 27001:2022-certificering. De clouddiensten van Hetzner hebben daarnaast een BSI C5 Type 2-attestatie; BSI C5 is de Duitse federale norm voor cloudbeveiliging. De exploitant, A2Z WEB PTE. LTD., beschikt over een SOC 2 Type II-rapport. Bij het Enterprise-abonnement kunnen de applicatie en de dossiers op uw eigen servers draaien, in de regio die u kiest, met OCR en taalmodellen van aanbieders die we samen met u kiezen, op uw eigen sleutels.

Gegevens verlaten onze servers alleen voor twee soorten aanbieders. Gescande pagina’s die op onze servers niet kunnen worden gelezen, gaan voor OCR naar Amazon Textract in de AWS-regio Frankfurt. De analyse met taalmodellen gebeurt bij OpenAI en Anthropic in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen en contracten die training op uw materiaal verbieden. Niemand anders krijgt een document te zien. Wat elke aanbieder doet met wat die ontvangt, leest u op de pagina over gegevensverwerking en compliance.

AVG en PDPA

We passen de AVG toe voor klanten in de Europese Unie, de Britse variant (UK GDPR) voor klanten in het Verenigd Koninkrijk en, als Singaporese onderneming, de Singaporese Personal Data Protection Act. Voor het materiaal in een dossier treden we op als uw verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst, met standaardcontractbepalingen voor elke doorgifte buiten de EER. We verwerken dossierstukken uitsluitend op uw instructie, helpen bij verzoeken van betrokkenen en melden u zonder onredelijke vertraging elk datalek dat uw dossier raakt. In het privacybeleid staat welke gegevens we verzamelen en waarom.

Bewijs kan niet worden herschreven

De controlewaarde van een document, het bestand en de uitgelezen tekst liggen vast op het moment dat het document in het dossier komt, en de applicatie weigert ze te overschrijven. Wat de AI over een document schrijft, staat ernaast en kan opnieuw worden gegenereerd zonder het bewijs aan te raken. Met dezelfde controlewaarde is aan te tonen dat een bestand sinds binnenkomst niet is gewijzigd, en kan hetzelfde document niet twee keer onder verschillende namen worden opgenomen.

Geen openbare links naar dossierstukken

Een document is alleen zichtbaar voor wie is ingelogd en toegang heeft tot het dossier. Er is geen openbare link om te delen, en geen link die blijft werken nadat iemand het dossier verlaat.

Rollen, en wie mag verwijderen

Iedereen in een dossier heeft een rol, en die rol bepaalt wat iemand mag. Alleen de Eigenaar en een Beheerder kunnen gedeeld materiaal verwijderen, sommige rollen zien de categorieën niet die als vertrouwelijk zijn gemarkeerd, en een Lezer kan lezen en exporteren maar niets wijzigen. Elke handeling van belang komt in een auditlogboek dat niemand in het dossier kan bewerken.

AI, en waar die ophoudt

De analyse draait op commerciële taalmodellen, onder overeenkomsten die training op uw materiaal verbieden. Alles wat een model schrijft, is gemarkeerd als concept, en een bevinding van het model blijft een suggestie totdat een advocaat haar bevestigt; bij dat oordeel worden de naam van de advocaat en het tijdstip vastgelegd. Elk concept en elk chatantwoord wordt aan het dossier getoetst voordat u het ziet: het aangehaalde document en de pagina bestaan, het citaat staat er echt. Wat die controle niet doorstaat, wordt gemeld en nooit stilzwijgend hersteld.

De assistent leest het dossier en ziet alleen wat de vragensteller mag zien. Op verzoek voegt de assistent een document, bewering, gebeurtenis of tegenstrijdigheid aan een deeldossier toe, of laat een notitie achter die als notitie van de assistent is gemarkeerd. Uit zichzelf doet de assistent geen van beide, en verder verandert de assistent niets. Legalnaut geeft geen juridisch advies, dient niets in bij de rechter en bepaalt niet wat een document betekent. Hoe de controle van verwijzingen werkt, leest u op de pagina met functies.

Subverwerkers

De actuele lijst met namen en vestigingslanden staat in de verwerkersovereenkomst.

Bewaartermijn

Geen enkel abonnement stelt een termijn aan uw dossier, en geen schema verwijdert de gegevens van een dossier waarvoor is betaald. Loopt een abonnement af, dan wordt het dossier vergrendeld totdat er een abonnement is gekozen, en de eigenaar kan nog steeds een volledige export downloaden of het dossier verwijderen. Aan de inhoud wordt niets veranderd. Wissen is een bewuste handeling, en ook dan wacht de verwijdering nog 30 dagen, met een waarschuwing 7 dagen van tevoren. In die periode kunt u het dossier met één klik behouden.

Eén uitzondering, zodat die u niet verrast: een proefperiode die is afgelopen en nooit is gebruikt, wordt 30 dagen na het einde verwijderd, met dezelfde waarschuwing en dezelfde bedenktijd. Exports die u maakt, verlopen na 7 dagen; de gegevens waaruit ze zijn gemaakt, verlopen niet.

Iets melden

Denkt u dat een account is overgenomen, of hebt u een kwetsbaarheid gevonden, schrijf dan naar contact@legalnaut.com. Legalnaut wordt geëxploiteerd door A2Z WEB PTE. LTD., ingeschreven in Singapore onder nummer 202614429R.