Nichts geht ungeprüft in einen Schriftsatz.

Eine Akte pro Mandat

Jedes Mandat ist von allen anderen getrennt, und eine Suche in einem Mandat führt nicht in ein anderes. In einem Tarif mit mehreren Mandaten hat jede Mandantensache ihr eigenes Mandat, und ein Mandant, den Sie mit Lesezugriff einladen, sieht nur dieses eine Mandat und nichts darüber hinaus.

Wo Ihre Daten liegen

Anwendung und Akten liegen in der Hetzner Cloud in Falkenstein (Deutschland), in einem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Rechenzentrum. Die Cloud-Dienste von Hetzner verfügen außerdem über ein BSI-C5-Testat (Typ 2); C5 ist der Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für Cloud-Dienste. Für den Betreiber, A2Z WEB PTE. LTD., liegt ein SOC-2-Type-II-Bericht vor. Im Tarif Enterprise können Anwendung und Akten auf Ihren eigenen Servern laufen, in der Region Ihrer Wahl, mit Texterkennung und Sprachmodellen bei Anbietern, die wir gemeinsam mit Ihnen auswählen, und mit Ihren eigenen Schlüsseln.

Zwei Arten der Verarbeitung finden außerhalb der Hetzner Cloud statt. Gescannte Seiten liest zunächst die Texterkennung auf unseren Servern; nur Seiten, die sich dort nicht lesen lassen, gehen an Amazon Textract in der AWS-Region Frankfurt. Die Auswertung mit Sprachmodellen läuft bei OpenAI und Anthropic in den Vereinigten Staaten, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und von Verträgen, die das Training mit Ihrem Material ausschließen. Sonst erhält niemand ein Dokument. Was jeder Anbieter mit den erhaltenen Daten tut, steht auf der Seite Datenverarbeitung und Compliance.

DSGVO und PDPA

Für Kunden in der Europäischen Union und im Vereinigten Königreich halten wir uns an die DSGVO, als Unternehmen mit Sitz in Singapur außerdem an den singapurischen Personal Data Protection Act (PDPA). Für das Material in einem Mandat sind wir Ihr Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, und jede Übermittlung außerhalb des EWR ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir verarbeiten Aktenmaterial nur auf Ihre Weisung, unterstützen Sie bei Anfragen betroffener Personen und informieren Sie unverzüglich über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Akte betrifft. Welche Daten wir erheben und wozu, steht in der Datenschutzerklärung.

Beweismittel lassen sich nicht überschreiben

Prüfsumme, Datei und erkannter Text eines Dokuments werden in dem Moment festgeschrieben, in dem es in die Akte kommt, und die Anwendung verweigert jedes Überschreiben. Was die KI über ein Dokument schreibt, wird daneben gespeichert und lässt sich neu erzeugen, ohne das Beweismittel anzutasten. Die Prüfsumme belegt auch, dass sich eine Datei seit dem Eingang nicht verändert hat, und verhindert, dass dasselbe Dokument zweimal unter verschiedenen Namen abgelegt wird.

Keine öffentlichen Links auf Aktenmaterial

Ein Dokument wird nur angemeldeten Mitgliedern seines Mandats angezeigt. Es gibt keinen öffentlichen Link zum Weitergeben und keinen Link, der weiter funktioniert, wenn jemand das Mandat verlässt.

Rollen und wer löschen darf

Jede Person in einem Mandat hat eine Rolle, und die Rolle bestimmt, was sie tun kann. Gemeinsames Material können nur der Inhaber und Administratoren löschen, einige Rollen arbeiten ohne Zugriff auf die als vertraulich gekennzeichneten Kategorien, und ein Betrachter kann lesen und exportieren, aber nichts ändern. Jede folgenreiche Aktion wird in einem Aktivitätsprotokoll festgehalten, das niemand im Mandat bearbeiten kann.

KI und ihre Grenzen

Die Auswertung läuft auf kommerziellen Sprachmodellen, deren Anbieter Ihr Material vertraglich nicht für das Training verwenden dürfen. Alles, was ein Modell schreibt, ist als Entwurf gekennzeichnet, und ein Ergebnis des Modells bleibt ein Vorschlag, bis ein Anwalt es bestätigt; die Bestätigung wird mit Name und Zeitpunkt gespeichert. Jeder Entwurf und jede Chat-Antwort wird mit der Akte abgeglichen, bevor Sie sie sehen: Zitiertes Dokument und zitierte Seite existieren, das Zitat steht wirklich dort. Was diese Prüfung nicht besteht, wird gemeldet und nie stillschweigend korrigiert.

Der Assistent liest die Akte und sieht nur, was die fragende Person sehen darf. Auf Wunsch nimmt er ein Dokument, eine Behauptung, ein Ereignis oder einen Widerspruch in einen Vorgang auf oder hinterlässt eine Notiz, die als seine gekennzeichnet ist. Von sich aus tut er keines von beiden, und sonst ändert er nichts. Legalnaut erteilt keine Rechtsberatung, reicht nichts bei Gericht ein und entscheidet nicht, was ein Dokument bedeutet. Wie die Zitatprüfung funktioniert, erklären wir auf der Seite mit den Funktionen.

Unterauftragsverarbeiter

Die aktuelle Liste mit Namen und Sitz der Unternehmen enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Aufbewahrung

Kein Tarif begrenzt die Aufbewahrungsdauer Ihrer Akte, und die Daten eines Mandats, für das mindestens einmal bezahlt wurde, werden nach keinem Zeitplan gelöscht. Läuft ein Abonnement aus, wird das Mandat gesperrt, bis ein Tarif gewählt ist; der Inhaber kann weiterhin einen vollständigen Export herunterladen oder das Mandat löschen. Am Inhalt ändert sich nichts. Gelöscht wird nur auf ausdrückliche Entscheidung, und auch dann erst nach 30 Tagen, mit einer Warnung 7 Tage vorher. Bis dahin genügt ein Klick, um die Akte zu behalten.

Eine Ausnahme, damit sie Sie nicht überrascht: Eine abgelaufene Testphase, die nie genutzt wurde, wird 30 Tage nach ihrem Ende zur Löschung vorgemerkt, mit derselben Warnung und derselben Frist. Erzeugte Exportdateien verfallen nach 7 Tagen, die Daten, aus denen sie erstellt wurden, bleiben erhalten.

Sicherheitsvorfall melden

Wenn Sie vermuten, dass ein Konto kompromittiert wurde, oder eine Sicherheitslücke gefunden haben, schreiben Sie an contact@legalnaut.com. Legalnaut wird betrieben von A2Z WEB PTE. LTD., eingetragen in Singapur unter der Nummer 202614429R.