Legalnaut of een documentmanagementsysteem
GECONTROLEERD IN SEPTEMBER 2026
Een documentmanagementsysteem is het archief waarop een kantoor draait: versiebeheer, archivering per dossier, bewaartermijnen, koppeling met het e-mailprogramma. Heeft uw kantoor er een, dan blijft het, en terecht.
Een DMS weet waar een document is opgeborgen. Het weet niet wat erin staat, en dat is een ander en moeilijker vak.
| LEGALNAUT | EEN DOCUMENTMANAGEMENTSYSTEEM | |
|---|---|---|
| Ordent op | Wat er in de documenten staat | Waar de documenten thuishoren |
| Zoeken | Op betekenis en volledige tekst, met document en pagina erbij | Bestandsnaam, metadata, volledige tekst |
| Chronologie van de gebeurtenissen | Opgebouwd uit de stukken | Niet aanwezig |
| Profielen van personen en organisaties | Wie wat over wie heeft gezegd | Niet aanwezig |
| Tegenstrijdigheden | Gemarkeerd als paren | Niet aanwezig |
| Versiebeheer en bewaartermijnen | Niet aanwezig | Kernfunctie |
| E-mail archiveren | Doorsturen naar het e-mailadres van het dossier | Nauwe koppeling met het e-mailprogramma |
Wanneer Legalnaut de betere keuze is
- U vindt het document wel, maar de zin niet.
- Een zitting voorbereiden betekent een dossier herlezen dat u al hebt gelezen.
- De vraag is wat er is gebeurd, niet waar het bestand staat.
Wanneer een documentmanagementsysteem de betere keuze is
- U hebt kantoorbrede archivering, versiebeheer en een bewaarbeleid nodig.
- De regels voor uw praktijk vragen om archiefbeheer dat het DMS al biedt.
- Het probleem is discipline bij het archiveren, niet de analyse van de zaak.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn DMS opgeven?
Nee. Exporteer de documenten van een zaak of stuur ze door naar een dossier in Legalnaut, en archiveer verder waar u altijd archiveert. In Legalnaut leest u het dossier; het kantoor bewaart het elders.
Kan ik documenten in één keer importeren?
Ja, ook archiefbestanden. Duplicaten worden aan de hand van de controlewaarde herkend en overgeslagen voordat er iets wordt verwerkt. Importeert u een export van een map die u al eerder hebt geïmporteerd, dan kost dat niets.
De gegevens over het alternatief zijn in september 2026 gecontroleerd aan de hand van openbare bronnen. Klopt er iets niet meer? Laat het ons weten, dan passen we het aan.