Хронологія справи з 900 електронних листів: 3 етапи

Спершу документи, потім пам’ять

Першу хронологію більшість команд складає з того, що всі пам’ятають, а з документами звіряє вже потім. Це хибний порядок, і він дається взнаки, коли часу стає обмаль. Запис, який не можна пов’язати з документом, ви не захистите, коли протилежна сторона запитає, звідки він узявся.

Працюйте навпаки. Візьміть документи, які у вас є, випишіть із них усі твердження з датами, і послідовність складеться сама. Прогалини в такій хронології теж є результатом: місяць, за який немає жодного запису, часто саме той, про який варто розпитати клієнта.

Що містить один запис

Чотири елементи, і більше нічого:

• Дата. Із самого документа, а не з контексту. Якщо документ без дати, так і зазначте в записі, замість того щоб угадувати.
• Що сталося, одним реченням, нейтральними словами.
• Джерело: який документ і де саме в ньому.
• Хто це стверджує, тобто автор документа. Твердження вашого клієнта і твердження протилежної сторони мають різну вагу, навіть коли стоять в одному переліку.

Усе інше записуйте в примітку до запису, а не в сам запис. Хронологія, у яку потрапляє аргументація, перестає бути довідковим матеріалом і перетворюється на чернетку заяви по суті справи.

Три етапи, саме в такому порядку

Виписати. Кожне твердження з датою з кожного документа, зокрема й ті, що здаються неважливими. На цьому етапі краще виписати забагато. Якщо відсіювати вже зараз, ви вирішуєте, що важливо, ще не побачивши всієї послідовності.

Об’єднати. Та сама подія з’явиться у дванадцяти документах. Зробіть із неї один запис із дванадцятьма джерелами замість дванадцяти окремих записів. Саме тут хронологія, яку ведуть вручну, зазвичай розсипається: наприкінці робочого дня ніхто не об’єднає надійно на око кількасот рядків.

Відсіяти. Тепер можна вибирати. Які записи стосуються суті спору, які є тлом, а які можна прибрати? Робіть це наостанок, за один раз, маючи перед очима всю послідовність.

Чому хронологія застаріває

Докази надходять частинами: від клієнта, разом із відзивом і відповіддю на відзив, після витребування. Хронологія, завершена в березні, у травні вже неправильна, а версія в поштовій скриньці представника є копією копії з правками двох людей.

Дисципліна тут не допоможе, треба змінити саму організацію роботи. Ведіть одну хронологію, пов’язану з тими документами, з яких її складено, і створюйте її заново, а не латайте. Якщо перебудова дорога, люди лататимуть, і в судове засідання піде саме залатана версія.

Коли два документи суперечать один одному

Так буде. Рахунок, датований березнем, описує роботи, які свідок у своїй заяві датує червнем. Не розв’язуйте цього в хронології. Внесіть обидва записи, позначте їх як пару і розгляньте як суперечність, а не як помилку в даті.

Хронологія, яка мовчки вибирає зручнішу з двох дат, гірша за ту, що показує обидві. Суперечність однаково залишається в матеріалах справи, і протилежна сторона її знайде.

Як це виглядає, коли роботу автоматизовано

Legalnaut виконує перші два етапи, виписування й об’єднання, ще під час імпорту. Дати, особи й події потрапляють до хронології з посиланням на речення, з якого їх узято. Майже однакові записи Legalnaut об’єднує, а відсіювання залишає там, де йому місце, тобто юристові.

Нові документи потрапляють до тієї самої хронології, і заводити новий файл не треба. Якщо два записи суперечать один одному, Legalnaut позначає пару і не намагається їх узгодити.

Із цих позначених пар починається наступний етап роботи, про який ми пишемо в статті як знайти суперечності в показаннях свідків. Якщо частину документів ви отримали у вигляді сканів, спершу перевірте, чи в них узагалі можна шукати: чому скани в матеріалах справи не видно в пошуку.

Створіть обліковий запис і складіть хронологію з матеріалів реальної справи. Банківська картка не потрібна.