Cronología del asunto a partir de 900 correos, en 3 pasadas

Primero los documentos, después la memoria

La primera cronología que hacen casi todos los equipos es una lista de lo que cada uno recuerda, que se coteja con los documentos más tarde. Ese orden está al revés, y se nota cuando aprieta el tiempo. Una entrada que no puedes vincular a un documento es una entrada que no podrás defender cuando la parte contraria pregunte de dónde sale.

Trabaja en sentido contrario. Parte de los documentos que tienes, extrae de ellos todas las afirmaciones con fecha y deja que la secuencia se ordene sola. Los huecos de la cronología resultante ya son un hallazgo: el mes en que nadie dejó nada por escrito suele ser el mes sobre el que conviene preguntar al cliente.

Qué lleva cada entrada

Cuatro datos, y ninguno más:

• La fecha. La que consta en el documento, no la que se deduce del contexto. Si el documento no tiene fecha, la entrada lo indica en lugar de adivinarla.
• Qué ocurrió, en una frase y en lenguaje neutro.
• La fuente: qué documento y en qué parte de él.
• Quién lo afirma: el autor del documento, porque una afirmación de tu cliente y otra de la parte contraria no pesan lo mismo aunque figuren en la misma lista.

Todo lo demás va en una nota vinculada a la entrada, no en la entrada. Una cronología que incorpora argumentos deja de servir como referencia y se convierte en un borrador de escrito.

Tres pasadas, en este orden

Extraer. Cada afirmación con fecha de cada documento, también las que parecen irrelevantes. En esta pasada conviene pecar por exceso. Si filtras mientras extraes, decides qué importa antes de ver cómo queda la secuencia.

Eliminar duplicados. El mismo hecho aparecerá en doce documentos. Reúnelos en una sola entrada con doce fuentes, no en doce entradas. Aquí es donde suele romperse una cronología hecha a mano, porque nadie fusiona a ojo cientos de filas con fiabilidad a las cuatro de la tarde.

Priorizar. Ahora sí, filtra. Qué entradas sostienen la controversia, cuáles son contexto y cuáles pueden descartarse. Hazlo al final, de una sentada, con toda la secuencia delante.

Cuándo se queda vieja la cronología

Los documentos llegan por tandas: los del cliente, los que acompañan a la contestación de la otra parte, los que se obtienen con una solicitud de exhibición documental (artículos 328 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil). Una cronología terminada en marzo ya no vale en mayo, y la versión que circula por el correo del despacho es una copia de una copia con cambios de dos personas.

La solución no pasa por más disciplina, sino por otra forma de trabajar. Mantén una sola cronología, vinculada al conjunto de documentos del que salió, y vuelve a generarla en lugar de parchearla. Si rehacerla cuesta mucho, el equipo la parcheará, y la versión parcheada es la que llega a la vista.

Cuando dos documentos no coinciden

Ocurrirá. Una factura de marzo describe unos trabajos que un testigo sitúa en junio. No lo resuelvas en la cronología. Registra las dos entradas, vincúlalas entre sí y trátalo como una contradicción, no como un simple error de fecha.

Una cronología que elige en silencio la más conveniente de dos fechas es peor que una que muestra ambas, porque la discrepancia sigue en el expediente y la parte contraria la encontrará.

Cómo lo hace Legalnaut

Legalnaut hace las dos primeras pasadas, la extracción y la eliminación de duplicados, al importar los documentos. Las fechas, las partes y los hechos salen del texto con una referencia a la frase de la que proceden, las entradas casi idénticas se fusionan y la priorización queda donde debe estar: en manos del abogado.

Los documentos nuevos se incorporan a la misma cronología, sin abrir otro archivo. Si dos entradas se contradicen, Legalnaut marca el par y no intenta conciliarlo.

Esos pares marcados son el punto de partida del trabajo siguiente, que explicamos en cómo detectar las contradicciones entre los testigos y los documentos. Si parte de los documentos llegó escaneada, comprueba antes que se puede buscar en ellos: por qué el buscador no ve los escaneos del expediente.

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