Chronologie van een zaak uit 900 e-mails in 3 stappen

De volgorde van de gebeurtenissen beslist vaak de zaak. Die uit de stukken halen is mechanisch werk, en het hoeft geen week te kosten.

Een handelsgeschil draait meestal om de vraag wat partijen hebben afgesproken en wanneer. Het antwoord staat in correspondentie van jaren geleden, en de partij die het verloop helder kan uiteenzetten, komt geloofwaardiger over.

Begin bij de stukken, niet bij het geheugen

De eerste chronologie van de meeste teams is een lijst van wat iedereen zich herinnert, die pas daarna naast de stukken wordt gelegd. Die volgorde is verkeerd, en dat merkt u zodra de tijd begint te dringen. Een regel die u niet tot een document kunt herleiden, kunt u niet verdedigen als de wederpartij vraagt waar die vandaan komt.

Werk andersom. Neem de stukken die u hebt, haal er elke gedateerde bewering uit en laat de volgorde vanzelf ontstaan. De leemtes in de tijdlijn die zo ontstaat, zijn op zichzelf een bevinding. Een maand waarin niets op papier is gezet, is vaak precies de maand om de cliënt naar te vragen.

Wat in één regel hoort

Vier gegevens, en verder niets:

De datum. Uit het document, niet afgeleid uit de context. Is het document niet gedateerd, dan staat dat in de regel; gissen doet u niet.
Wat er gebeurde, in één zin en in neutrale bewoordingen.
De bron: welk document, en waar in dat document.
Wie het zegt: de opsteller van het document. Een bewering van uw eigen cliënt en een bewering van de wederpartij wegen in dezelfde lijst niet even zwaar.

Al het andere hoort in een notitie bij de regel, niet in de regel zelf. Een chronologie waarin argumenten sluipen, is niet meer bruikbaar als naslag en wordt ongemerkt een concept voor een processtuk.

Drie stappen, in deze volgorde

Uitlichten. Elke gedateerde bewering uit elk document, ook als die onbelangrijk lijkt. In deze stap mag u ruim zijn. Wie al bij het uitlichten schift, bepaalt wat ertoe doet voordat het verloop zichtbaar is.

Ontdubbelen. Dezelfde gebeurtenis komt in twaalf documenten terug. Maak daar één regel met twaalf bronnen van, geen twaalf regels. Hier loopt een met de hand gemaakte chronologie meestal vast: honderden rijen op het oog samenvoegen doet niemand betrouwbaar om vier uur ’s middags.

Rangschikken. Nu pas schift u. Welke regels raken de kern van het geschil, welke zijn achtergrond en welke kunnen weg? Doe dit als laatste, in één keer, met het hele verloop voor u.

Waarom een chronologie veroudert

Stukken komen in delen binnen: van de cliënt, als producties bij de processtukken van de wederpartij, soms pas na een vordering tot inzage of afschrift (art. 194 Rv). Een chronologie die in maart af was, klopt in mei niet meer, en de versie in de inbox van de advocaat is een kopie van een kopie met de wijzigingen van twee mensen erin.

De oplossing zit in de werkwijze, niet in meer discipline. Houd één chronologie bij, gekoppeld aan de stukken waaruit die is opgebouwd, en bouw haar opnieuw op in plaats van haar op te lappen. Is opnieuw opbouwen bewerkelijk, dan gaat iedereen lappen, en juist de opgelapte versie gaat mee naar de zitting.

Als twee documenten elkaar tegenspreken

Dat gebeurt. Een factuur van maart beschrijft werk dat een getuige in juni plaatst. Los dat niet op in de chronologie. Neem beide regels op, markeer ze als paar en behandel het als een tegenstrijdigheid, niet als een kwestie van een verkeerde datum.

Een chronologie die stilzwijgend de gunstigste van twee data kiest, is slechter dan een chronologie die ze allebei toont. De inconsistentie zit toch in het dossier, en de wederpartij vindt haar.

Zo werkt het geautomatiseerd

Legalnaut voert de eerste twee stappen, uitlichten en ontdubbelen, al bij het importeren uit. Data, partijen en gebeurtenissen komen uit de tekst met een verwijzing naar de zin waaruit ze blijken, bijna identieke regels worden samengevoegd, en het rangschikken blijft waar het hoort: bij de advocaat.

Nieuwe stukken komen in dezelfde tijdlijn terecht; er ontstaat geen nieuw document. Spreken twee regels elkaar tegen, dan wordt het paar gemarkeerd en niet gladgestreken.

Bij die gemarkeerde paren begint het volgende werk. Hoe u dat aanpakt, leest u in tegenstrijdigheden in getuigenverklaringen opsporen. Kwam een deel van de stukken binnen als scan, controleer dan eerst of u daarin wel kunt zoeken: waarom gescande producties onvindbaar zijn bij zoeken.

Maak een account aan en bouw een chronologie uit een echt procesdossier. Geen creditcard nodig.