Chronologie aus 900 E-Mails erstellen: in 3 Durchgängen

Mit den Dokumenten beginnen, nicht mit dem Gedächtnis

Die erste Chronologie, die die meisten Teams anlegen, ist eine Liste dessen, woran sich alle erinnern, nachträglich mit Dokumenten abgeglichen. Diese Reihenfolge ist verkehrt, und unter Zeitdruck rächt sie sich. Einen Eintrag, den Sie keinem Dokument zuordnen können, können Sie nicht verteidigen, wenn die Gegenseite ihn bestreitet und fragt, woher er stammt. Spätestens dann muss der Vortrag substantiiert und mit Beweisangeboten unterlegt sein.

Gehen Sie umgekehrt vor. Nehmen Sie die vorhandenen Dokumente, ziehen Sie die datierten Aussagen heraus und lassen Sie die Abfolge daraus entstehen. Lücken in der so entstandenen Zeitachse sind eigene Befunde: Ein Monat, in dem nichts schriftlich festgehalten wurde, ist oft genau der Monat, nach dem man fragen sollte.

Was in einen Eintrag gehört

Vier Angaben, nicht mehr:

• Das Datum. Aus dem Dokument, nicht aus dem Zusammenhang. Ist das Dokument undatiert, steht das im Eintrag, statt zu raten.
• Was geschah, in einem Satz und in neutraler Sprache.
• Die Quelle: welches Dokument und welche Stelle darin.
• Wer das sagt: der Verfasser des Dokuments, denn eine Behauptung Ihres eigenen Mandanten und eine Behauptung der Gegenseite haben in derselben Liste unterschiedliches Gewicht.

Alles andere gehört in eine Notiz zum Eintrag, nicht in den Eintrag. Eine Chronologie, die argumentiert, taugt nicht mehr als Nachschlagewerk und wird zum Schriftsatzentwurf.

Drei Durchgänge, in dieser Reihenfolge

Herausziehen. Jede datierte Aussage in jedem Dokument, auch die, die unwichtig wirken. In diesem Durchgang dürfen Sie großzügig sein. Wer schon beim Herausziehen filtert, entscheidet über die Bedeutung, bevor er die Abfolge kennt.

Zusammenführen. Dasselbe Ereignis taucht in zwölf Dokumenten auf. Fassen Sie es zu einem Eintrag mit zwölf Quellen zusammen statt zu zwölf Einträgen. Hier scheitert eine von Hand erstellte Chronologie meist, denn Hunderte Zeilen nach Augenmaß zusammenzuführen gelingt um vier Uhr nachmittags niemandem zuverlässig.

Gewichten. Jetzt wird gefiltert. Welche Einträge tragen den Streit, welche sind Hintergrund, welche können weg. Tun Sie das zuletzt, in einem Durchgang, mit der ganzen Abfolge vor Augen.

Wo Chronologien veralten

Unterlagen kommen in Schüben: mit jedem Schriftsatz neue Anlagen, Unterlagen, die der Mandant nachreicht, Dokumente, deren Vorlage das Gericht angeordnet hat. Eine Chronologie, die im März fertig war, ist im Mai falsch, und die Fassung, die im Postfach des Kollegen liegt, ist die Kopie einer Kopie mit den Änderungen zweier Personen.

Die Lösung ist eine Frage der Struktur, nicht der Disziplin. Führen Sie eine einzige Chronologie, verknüpft mit den Dokumenten, aus denen sie entstanden ist, und erstellen Sie sie neu, statt sie zu flicken. Ist das Neuerstellen aufwendig, wird geflickt, und die geflickte Fassung ist die, mit der man in die mündliche Verhandlung geht.

Wenn zwei Dokumente sich widersprechen

Das wird passieren. Eine Rechnung vom März beschreibt Arbeiten, die ein Zeuge in den Juni legt. Lösen Sie das nicht in der Chronologie auf. Erfassen Sie beide Einträge, markieren Sie das Paar und behandeln Sie es als Widerspruch, nicht als Datumsproblem.

Eine Chronologie, die stillschweigend das günstigere von zwei Daten wählt, ist schlechter als eine, die beide zeigt. Der Widerspruch bleibt nämlich in der Akte, und die Gegenseite wird ihn finden.

So sieht es automatisiert aus

Legalnaut erledigt das Herausziehen und das Zusammenführen beim Import. Daten, Beteiligte und Ereignisse werden aus dem Text gewonnen, jeweils mit einem Verweis auf den Satz, aus dem sie stammen. Nahezu gleiche Einträge werden zusammengeführt, und das Gewichten bleibt, wo es hingehört: beim Anwalt.

Neue Unterlagen fließen in dieselbe Zeitachse ein, statt ein neues Dokument zu eröffnen. Widersprechen sich zwei Einträge, wird das Paar markiert und nicht aufgelöst.

Bei diesen markierten Paaren beginnt die nächste Arbeit, beschrieben in Widersprüche in Zeugenaussagen finden. Kam ein Teil der Unterlagen als Scan, prüfen Sie zuerst, ob er überhaupt durchsuchbar ist: Gescannte Anlagen: Warum die Volltextsuche nichts findet.

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