Cronologia do processo a partir de 900 e-mails, em 3 passos

Primeiro os documentos, depois a memória

A primeira cronologia que a maioria das equipas faz é uma lista do que cada um se lembra, conferida mais tarde com os documentos. Esta ordem está invertida, e nota-se quando o tempo aperta. Uma entrada que não remete para um documento é uma entrada que não consegue defender quando a parte contrária perguntar de onde vem.

Trabalhe ao contrário. Pegue nos documentos que tem, retire deles todas as afirmações datadas e deixe que a sequência apareça a partir deles. As lacunas dessa cronologia já são, por si, informação útil: um mês em que nada ficou escrito é muitas vezes o mês sobre o qual vale a pena perguntar ao cliente.

O que leva cada entrada

Quatro elementos, e mais nenhum:

• A data. Retirada do documento, não deduzida do contexto. Se o documento não tem data, a entrada di-lo, em vez de adivinhar.
• O que aconteceu, numa frase e em linguagem neutra.
• A fonte: o documento e o ponto exato onde está.
• Quem o afirma, ou seja, o autor do documento. Uma afirmação do seu cliente e uma afirmação da parte contrária não têm o mesmo peso, ainda que estejam na mesma lista.

Tudo o resto vai para uma nota associada à entrada. Uma cronologia que mistura argumentação deixa de servir como referência e passa a ser um rascunho de peça processual.

Três passos, por esta ordem

Extrair. Todas as afirmações datadas de todos os documentos, incluindo as que parecem irrelevantes. Neste passo, mais vale pecar por excesso. Filtrar durante a extração é decidir o que importa antes de ver a sequência completa.

Eliminar duplicados. O mesmo evento aparece em doze documentos. Faça dele uma só entrada com doze fontes, e não doze entradas. É aqui que a cronologia feita à mão costuma falhar, porque ninguém junta com rigor, a olho, centenas de linhas ao fim de um dia de trabalho.

Hierarquizar. Só agora se filtra. Que entradas tocam no objeto do litígio, quais são contexto, quais se podem retirar. Faça-o no fim, de uma só vez, com a sequência completa à frente.

Quando a cronologia se desatualiza

Os documentos chegam aos poucos: do cliente, com cada articulado da parte contrária, com cada notificação para juntar documentos. Uma cronologia terminada em março está errada em maio, e a versão que circula na caixa de correio do mandatário é uma cópia de uma cópia, com as alterações de duas pessoas.

A solução está na forma de trabalhar, não na disciplina. Mantenha uma só cronologia, ligada aos documentos de onde foi construída, e volte a gerá-la em vez de a remendar. Se refazê-la for trabalhoso, a equipa vai remendá-la, e é a versão remendada que chega à audiência final.

Quando dois documentos não coincidem

Vai acontecer. Uma fatura de março descreve trabalhos que uma testemunha, no seu depoimento, situa em junho. Não resolva a questão na cronologia. Registe as duas entradas, assinale o par e trate-o como uma contradição, e não como um simples erro de data.

Uma cronologia que escolhe discretamente a data mais conveniente é pior do que uma que mostra as duas, porque a incoerência continua nos autos e a parte contrária vai encontrá-la.

Como o Legalnaut o faz

O Legalnaut faz os dois primeiros passos, extrair e eliminar duplicados, logo na importação. Datas, partes e eventos saem do texto com a indicação da frase de onde vêm, as entradas quase idênticas são fundidas, e a hierarquização fica onde deve ficar, com o advogado.

Os documentos novos entram na mesma cronologia, sem abrir um ficheiro novo. Se duas entradas se contradizem, o par é assinalado, sem que o Legalnaut tente conciliá-las.

É nesses pares assinalados que começa o trabalho seguinte, descrito em como encontrar contradições nos depoimentos das testemunhas. Se parte dos documentos chegou digitalizada, confirme primeiro que pode sequer ser pesquisada: porque a pesquisa não encontra os documentos digitalizados dos autos.

Crie a sua conta e construa uma cronologia a partir dos autos de um processo real. Sem cartão de crédito.