Chronologia sprawy z 900 e-maili. Jak ją ułożyć w 3 krokach

Najpierw dokumenty, potem pamięć

W większości zespołów pierwsza chronologia powstaje z pamięci, a z dokumentami porównuje się ją dopiero później. Ta kolejność jest błędna, co wychodzi na jaw, gdy zaczyna brakować czasu. Wpisu, którego nie da się powiązać z dokumentem, nie obronisz, gdy strona przeciwna zapyta o jego źródło.

Pracuj odwrotnie. Zacznij od dokumentów, które masz, wypisz z nich wszystkie datowane twierdzenia, a kolejność wyłoni się sama. Już same luki w tak ułożonej chronologii są cenną informacją. Często warto dopytać klienta właśnie o miesiąc, z którego nie ma żadnego zapisu.

Co zawiera jeden wpis

Wystarczą cztery elementy:

• Data. Ustalona na podstawie dokumentu, a nie wywnioskowana z kontekstu. Jeśli dokument jest niedatowany, zaznacz to we wpisie zamiast zgadywać.
• Co się stało, w jednym zdaniu, neutralnym językiem.
• Źródło, czyli dokument i konkretne miejsce w nim.
• Kto to twierdzi, czyli autor dokumentu. Twierdzenie klienta i twierdzenie strony przeciwnej, choć figurują na tej samej liście, mają różną wagę.

Wszystko inne zapisz w notatce do wpisu. Chronologia, do której wkrada się argumentacja, przestaje służyć do weryfikacji faktów i zamienia się w projekt pisma procesowego.

Trzy etapy, w tej kolejności

Wypisz. Każde datowane twierdzenie z każdego dokumentu, także to, które wydaje się nieistotne. Na tym etapie lepiej wypisać za dużo niż za mało. Jeśli odsiewasz już teraz, oceniasz wagę zdarzeń, zanim zobaczysz cały ich ciąg.

Scal. To samo zdarzenie może się pojawić w dwunastu dokumentach. Zrób z niego jeden wpis z dwunastoma źródłami zamiast dwunastu osobnych wpisów. Na tym etapie ręcznie prowadzona chronologia zwykle się rozpada, bo pod koniec dnia pracy nikt nie scali rzetelnie na oko kilkuset wierszy.

Odsiej. Dopiero teraz wybieraj. Które wpisy dotyczą istoty sporu, które stanowią tło, a które można usunąć? Zrób to na końcu, za jednym razem, mając przed oczami cały przebieg zdarzeń.

Gdy chronologia traci aktualność

Materiał dowodowy napływa partiami: od klienta i z kolejnymi pismami strony przeciwnej. Chronologia ukończona w marcu jest w maju nieaktualna, a wersja krążąca w skrzynce pełnomocnika to kopia kopii poprawiana przez dwie osoby.

Sama dyscyplina tu nie pomoże, trzeba zmienić sposób pracy. Prowadź jedną chronologię, powiązaną ze zbiorem dokumentów, z którego powstała, i odtwarzaj ją od nowa zamiast nanosić poprawki. Jeśli przebudowa jest pracochłonna, zespół będzie łatać chronologię i na rozprawę trafi właśnie wersja połatana.

Gdy dwa dokumenty sobie przeczą

Prędzej czy później do tego dojdzie. Faktura z marca opisuje prace, które świadek w zeznaniach datuje na czerwiec. Nie rozstrzygaj tego w chronologii. Zapisz oba wpisy, powiąż je ze sobą i potraktuj jako sprzeczność, a nie jako zwykły błąd w dacie.

Chronologia, która po cichu wybiera wygodniejszą z dwóch dat, jest gorsza niż taka, która pokazuje obie. Niespójność i tak pozostaje w aktach, a strona przeciwna ją wychwyci.

Jak to robi Legalnaut

Legalnaut wykonuje dwa pierwsze etapy, wypisywanie i scalanie, już przy wgrywaniu dokumentów. Daty, osoby i zdarzenia trafiają do chronologii z odnośnikiem do zdania, z którego pochodzą. Legalnaut scala niemal identyczne wpisy, a odsiewanie zostawia prawnikowi.

Nowe dokumenty trafiają do tej samej chronologii, bez zakładania nowego pliku. Gdy dwa wpisy sobie przeczą, Legalnaut oznacza je jako sprzeczne i nie próbuje ich uzgadniać.

Od takich sprzeczności zaczyna się kolejny etap pracy, który opisujemy w tekście o tym, jak znaleźć sprzeczności w zeznaniach świadków. Jeśli część dokumentów to skany, najpierw sprawdź, czy w ogóle da się je przeszukiwać. Piszemy o tym w tekście dlaczego skany w aktach są niewidoczne dla wyszukiwania.

Załóż konto i ułóż chronologię z akt prawdziwej sprawy. Bez podawania karty płatniczej.