Mapa dowodów: jak wyłapać luki w dowodach przed rozprawą

Mapa dowodów to tabela. W pierwszej kolumnie wpisujesz każdy fakt, który musisz udowodnić w procesie. W kolejnych: kto ponosi ciężar dowodu, co ten fakt potwierdza, co mu przeczy i jaki jest jego status. Rzetelnie wypełniona pokazuje, które części sprawy opierają się na dokumentach, które na pamięci świadków, a które na niczym.

Kancelarie i systemy prawne nazywają ją różnie (w krajach anglosaskich „proof chart”, „list of issues”, „proof matrix”, „trial outline”). Sedno jest wszędzie to samo. Zarówno w common law, jak i w systemach kontynentalnych fakt musi udowodnić ta strona, która wywodzi z niego skutki prawne. W polskim prawie mówi o tym wprost art. 6 Kodeksu cywilnego: „Ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne”. Mapa dowodów zadaje przy każdym twierdzeniu z osobna jedno pytanie: czym je udowodnisz?

Skąd biorą się fakty do udowodnienia

Wyznaczają je pisma procesowe: pozew, odpowiedź na pozew, pisma przygotowawcze. Każde twierdzenie strona przeciwna albo przyznaje, albo mu zaprzecza, albo pomija milczeniem. Fakty przyznane, jeśli przyznanie nie budzi wątpliwości, nie wymagają dowodu (art. 229 Kodeksu postępowania cywilnego), więc nie trafiają na mapę. Osobny wiersz dostaje każdy fakt sporny albo nieprzyznany, o ile ma „dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie”, bo tylko takie są przedmiotem dowodu (art. 227 k.p.c.).

Po stronie powoda wiersze zwykle odpowiadają przesłankom roszczenia: strony zawarły umowę, umowa zawierała postanowienie, na które się powołujesz, druga strona je naruszyła, naruszenie wyrządziło szkodę, a szkoda ma określoną wysokość. Po stronie pozwanego wiersze odpowiadają podniesionym zarzutom: potrącenie, przedawnienie, brak wymaganego zawiadomienia, późniejsza zmiana umowy.

W każdym wierszu trzeba odpowiedzieć na trzy pytania:

• Kto ponosi ciężar dowodu. Co do zasady ten, kto wywodzi z faktu skutki prawne. Standard dowodu i ewentualne odwrócenie ciężaru dowodu zależą od systemu i rodzaju roszczenia, więc sprawdź przepisy właściwe dla sprawy.
• Co go potwierdza. Dokument ze wskazaniem strony, fragment zeznań świadka, przyznanie, wniosek z opinii biegłego.
• Co mu przeczy. E-mail, w którym klient przyznał rację drugiej stronie. Dowód dostawy z inną ilością towaru. Notatka sporządzona w czasie zdarzeń, sprzeczna z relacją świadka.

Kolumna z dowodami przeciw najczęściej zostaje pusta.

Przykład

Przykład wymyślony na potrzeby tekstu. Sprawa, strony i numery załączników są zmyślone. Dostawca dochodzi zapłaty należności z faktur, a kupujący broni się zarzutem wad towaru i twierdzi, że strony uzgodniły telefonicznie obniżkę ceny.

Już przy sześciu wierszach widać dwie rzeczy. Zarzutu wad nie popiera żaden dokument zgłoszenia, a to dla powoda cenna wiedza. Z kolei roszczenie samego powoda opiera się po części na fakturze, której nikt nie znalazł w aktach. Taki brak zwykle wychodzi na jaw dopiero przy kompletowaniu załączników do pozwu. W sprawie gospodarczej to ostatni dobry moment, bo powód musi powołać wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie (art. 458⁵ § 1 k.p.c.).

Dlaczego luki wychodzą na jaw za późno

Mało kto celowo zostawia przesłankę bez dowodu. Luki powstają niepostrzeżenie.

Pismo powstaje na podstawie relacji klienta. W pozwie pada data wystawienia faktury, bo tak powiedział klient. Nikt nie sprawdza, czy faktura jest w aktach, dopóki nie trzeba jej załączyć.

Dokumenty spływają partiami i nikt nie przypisuje ich do faktów spornych. Niezależnie od tego, czy przychodzą w ramach anglosaskiego disclosure albo discovery, czy w wyniku zobowiązania do przedstawienia dokumentu (art. 248 k.p.c.), osoba przeglądająca oznacza je jako istotne, objęte tajemnicą albo kluczowe. Rzadko kto przy przeglądzie pyta przy każdym dokumencie, który fakt sporny on potwierdza, a któremu przeczy. Akt przybywa, a mapa pozostaje pusta.

Zmienia się to, co trzeba udowodnić. Pozwany w kolejnym piśmie podnosi zarzut przedawnienia. Świadek podaje inną datę spotkania. Mapa sporządzona na początku sprawy i potem nieaktualizowana opisuje sprawę, której już nie ma.

Kolumna z dowodami przeciw jest niewygodna. Odruchowo zapisujesz to, co pomaga, i przechodzisz dalej. Niekorzystny dokument wychodzi na jaw później, często dopiero w piśmie strony przeciwnej.

W końcu terminy procesowe wymuszają odpowiedź, niezależnie od stanu przygotowań. W większości systemów przychodzi moment, w którym sąd oczekuje, że wskażesz już wszystkie dowody, a później zgłoszenie nowych jest trudne. Trzy przykłady, jak różnie to wygląda:

• Anglia i Walia: w trybie dla spraw złożonych (multi-track) sąd może wyznaczyć posiedzenie kontrolne przed rozprawą (pre-trial review), gdy strony złożą kwestionariusze przed rozprawą (CPR 29.7; CPR to angielskie przepisy o postępowaniu cywilnym).
• Sądy federalne USA (FRCP 16(e), federalne przepisy o postępowaniu cywilnym): sąd może zwołać końcowe posiedzenie przygotowawcze, aby „sformułować plan rozprawy, w tym plan ułatwiający dopuszczenie dowodów” („to formulate a trial plan, including a plan to facilitate the admission of evidence”), a wydane po nim postanowienie można zmienić „jedynie po to, by zapobiec oczywistej niesprawiedliwości” („only to prevent manifest injustice”).
• Wiele systemów kontynentalnych: sąd postanawia o przeprowadzeniu dowodów na fakty sporne, a dowody zgłoszone po zamknięciu tego etapu może pominąć jako spóźnione. W polskim procesie cywilnym podobną rolę pełnią posiedzenie przygotowawcze i plan rozprawy, wprowadzone nowelizacją k.p.c. z 2019 r.

Kiedy ten moment nastąpi w konkretnej sprawie, zależy od przepisów, praktyki sądu i wydanych w niej zarządzeń. Jeśli jednak pierwsze rzetelne zestawienie faktów do udowodnienia i dowodów powstaje na kilka tygodni przed tym terminem, brak dokumentu staje się problemem procesowym, choć wcześniej byłby zwykłym brakiem do uzupełnienia w aktach. Pole manewru jest wtedy zwykle węższe, a każdy ruch trwa dłużej: prośba do strony przeciwnej o przedstawienie dokumentu, wniosek o zobowiązanie strony przeciwnej do przedstawienia dokumentu (art. 248 k.p.c.), zgłoszenie świadka, którego wcześniej nie planowano. Czy któreś z tych rozwiązań wchodzi w grę i ma sens w danym postępowaniu, ocenia pełnomocnik prowadzący sprawę.

Jak dbać o aktualność mapy

Mapa dowodów ma wartość tylko wtedy, gdy nadąża za aktami. I tu praca ręczna zaczyna pochłaniać czas. Po każdej nowej partii dokumentów, każdym piśmie i każdych zeznaniach świadka trzeba wrócić do mapy i sprawdzić wiersz po wierszu, co się zmieniło.

Kilka nawyków, dzięki którym mapa prowadzona ręcznie jest bardziej wiarygodna:

• Zaczynaj mapę od pism procesowych i przesłanek każdego roszczenia, zanim sięgniesz do dokumentów. Wtedy fakty bez dowodów widać od pierwszego dnia.
• Przy dokumencie zawsze zapisuj numer strony. Samo „zał. 12” prowokuje spór o to, który fragment się liczy. „Zał. 12, s. 1, drugi akapit” to odwołanie, które każdy może sprawdzić.
• Traktuj kolumnę z dowodami przeciw jako obowiązkową. W wierszu bez niekorzystnych dowodów wpisz „nie znaleziono” i zaznacz, kto szukał.
• Powiąż mapę z chronologią. Większość faktów spornych sprowadza się do pytania, kiedy coś się stało i kto o tym wiedział, a datowane dowody znajdziesz w chronologii zbudowanej z dokumentów.
• Potwierdzoną sprzeczność wpisuj jako dowód przeciw przy fakcie do udowodnienia, którego dotyczy. Obowiązuje tu ta sama dyscyplina co przy szukaniu sprzeczności między zeznaniami a dokumentami.

Ten tekst ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej. Ciężar dowodu, standard dowodu i obowiązujące terminy sprawdź w przepisach właściwych dla sprawy.

W czym pomaga oprogramowanie

Najwięcej czasu zajmuje powiązanie każdego faktu do udowodnienia z właściwym miejscem we właściwym dokumencie i wyłapanie tych, przy których nic nie ma. W Legalnaut mapa dowodów jest częścią sprawy. Wpisujesz fakty do udowodnienia, wskazujesz, na której stronie spoczywa ciężar dowodu, i przypisujesz dokumenty jako dowody za albo przeciw, a fakt bez dowodów system oznacza jako lukę. Legalnaut proponuje przypisania wyłącznie na podstawie dokumentów w aktach, a żaden dokument nie trafia na mapę bez Twojego zatwierdzenia.

Na podstawie mapy przygotujesz też projekt wniosku dowodowego z tezą dowodową przy każdym dowodzie. Osobno dostaniesz listę faktów, których nie popiera żaden dowód. Brakująca faktura z przykładu trafiłaby na nią wtedy, gdy byłby jeszcze czas, by coś z tym zrobić.

Załóż konto i zbuduj mapę dowodów dla prawdziwej sprawy. Od razu zobaczysz, które fakty nie mają pokrycia w dowodach. Bez podawania karty płatniczej.

Wolisz najpierw zobaczyć gotowy przykład? Otwórz mapę dowodów w sprawie demonstracyjnej bez zakładania konta albo zacznij 14-dniowy okres próbny na własnych aktach.